Содержание

Учет электронных билетов в 1с 7. Как происходит учет авиабилетов в бухгалтерском учете

Новаторство в мире электронных возможностей коснулось и такой области деятельности, как бухгалтерский отчет. В наши дни, почти все авиакомпании, выдают определенной организации, электронные авиабилеты, которые дают возможность быстро и мобильно передвигаться между пунктами назначения. Они предназначены для тех работников, которые отправляются в командировку за границу. О том, что же представляет из себя данный вид документа, мы расскажем в этой статье, для того, чтобы предприниматель знал, как составить правильный учет авиабилетов в бухгалтерском учете.

Общие сведения

Электронный авиабилет – это документ, который удостоверяет договоренность воздушного перемещения между клиентом и авиакомпанией. В отличии от стандартного авиабилета, электронный является цифровой записью в базе данных авиакомпании. Каждая организация должна вести учет билетов в бухгалтерском учете, так, как это тоже значительные затраты, которые необходимо фиксировать и записывать все данные.

Каждый электронный билет имеет свою структуру, и включает в себя несколько пунктов, которые помогут пассажиру добраться до места назначения.

В билете указаны:

Время отъезда;
Время прибытия;
Место, из которого выезжает клиент;
Место, в которое въезжает клиент.

Непосредственно сам электронный билет можно распечатать в агентстве по продажам авиабилетов. Для этого у них есть специально созданный бланк на английском языке. В том случае, если билет был приобретен в Интернете, то через электронную почту самого покупателя, можно получить подтверждение, которое покупатель может распечатать самостоятельно. На самом деле, в этом нет ничего сложного, просто нужно правильно все заполнить, а сама распечатка не занимает много времени.

Что входит в структуру электронного авиабилета?

Электронный купон – одна из самых важных частей билета, которая располагается в базе данных системы перевозчика;
Распечатка маршрута – это определенный документ, в котором есть вся нужная информация (информация о клиенте, рейсе, уведомления, а также цена билета);
Посадочный талон – такой вид документа, который клиент получает на регистрации. Он является подтверждением для посадки на самолет.

Следственно для того, чтобы подтвердить учет авиабилетов сотрудника, который уезжает в командировку за границу, он обязан принести в бухгалтерию своей организации распечатанный маршрут и талон для посадки в транспорт.

Учет авиабилетов в бухгалтерском учете

Теперь рассмотрим все правила и инструкции касательно налогового и бухгалтерского учетов при покупке электронного авиабилета.

В инструкции назначено, что пока сотрудник пребывает в командировке за границей, то ему будут возмещены:

Расходы на поездку;
Предварительный заказ авиабилетов;
Оплата аэропортовых сборов;
Провоз багажа в обе стороны.

Все эти условия могут быть выполнены только в том случае, если у работника есть все оригиналы документов, которые должны подтвердить все расходы в виде квитанций, чеков и т. д.

Таким образом получается, что электронный билет – это полноправный билет на транспортные средства, но со своими незначительными нюансами. Он обязательно должен быть показан в оригинале в том случае, если работник хочет, чтобы ему вернули все его потраченные средства за его время отлучения в командировку. Как писалось выше, распечатанный маршрут, который вмещает в себя всю необходимую информацию о стоимости билета, клиенте, и представляет из себя подтверждение того, что хозяйственная операция была совершена, а сам посадочный талон показывает полученные транспортные услуги.

При покупке авиабилета обязательно нужно указать следующие документы:

Документ про то, что оплата самого билета была проведена;
Непосредственно сам факт поездки.

Важно! Как уже было сказано, если в наличии есть все вышеперечисленные документы, то это дает предпринимателю все данные и расходы в бухгалтерский учет в том случае, если командировка сотрудника была связана с хозяйственной деятельностью организации.

Пример отражения данной операции в бухгалтерском учете

Компания купила электронный билет для отправки своего сотрудника, который был командирован в Стокгольм (Дания). Цель такой командировки – договор с иной компанией об открытии торговых путей. Согласно сведениям агента по продажам авиабилетов вся стоимость такого авиабилета составляет 5000 рублей.

Сюда также входят все расчеты в случае приобретения авиабилета с оплатой таких видов:

С расчетного счета;
С кредитного счета;
За наличку.

Также, в отдельные колонки записывается Дт счета, Кт счета, сумма, налоговый учет, а также примечания. На самом деле, составление данных в бухгалтерском учете не принесет никакого труда, потому, что там все расписано. Важно запомнить, что факт самой поездки показывает распечатанный электронный билет в бумажном виде вместе с тем же предъявлением талона для посадки на транспорт.

Следует отметить, если сотрудник может представить все документы о том, что он направляется в командировку, достаточным будет наличие одного из документов: только распечатанный электронный билет или же талон на посадку в транспортное средство.

Записи, которые делают в бухгалтерском учете:

Дебет 60 Кредит 51 – это все перечисленные средства для того, чтобы приобрести авиабилет;
Дебет 50 «Денежные документы» Кредит 60 – это отражение получения билета в сумме всех фактических затрат с учетом НДС, такая процедура делается на основе накладной того, кто платит;
Дебет 71 Кредит 50 «Денежные документы» — это уже выданный сотруднику электронный билет;
Дебет 20 Кредит 71 – это показанная в расходах сумма за цену электронного билета;
Дебет 19 Кредит 71 – это предъявленный НДС;
Дебет 68 Кредит 19 – принят к выдаче НДС.

Полностью все операции, которые были совершены, должны быть подкреплены и аргументированы документацией, ибо в противном случае, это может привести к плохим последствиям для организации. Все вышеперечисленные документы являются самыми первыми показателями для составления бухгалтерского учета авиабилетов, которые приобрела организация. Выдачу электронных билетов из кассы нужно обязательно записать в определенный реестр, для того, чтобы в будущем их можно было быстро найти и у предпринимателя не было никаких проблем с заполнением бухгалтерского учета.

Когда и как нужно записывать приобретенные авиабилеты в бухгалтерском учете?

Следует взять во внимание! Во всех бухгалтерских учетах купленные билеты, в том числе и электронные нужно отражать на счете 50-3 «Денежные документы» сразу же в тот момент, когда они поступили в организацию.

Согласно ст.166 Трудового Кодекса Российской Федерации, служебная командировка – это поездка сотрудника в то или оное место, для выполнения определенного поручения, которое определяет сам предприниматель, при этом сотрудник выезжает за место постоянной работы. Также, работодатель должен возместить все затраты сотрудника, которые были необходимы для выполнения задания (если есть все оригиналы документов). При этом размеры и порядок возмещения принимается коллективным договором сотрудников организации. После чего, все необходимые данные будут занесены в бухгалтерский учет, для того, чтобы можно было наблюдать расходы и в будущем не было никаких проблем.

Важно! На тот момент, когда организация уже приобрела билет, она не может быть уверена в том, что в результате данной операции будет произведено уменьшение ее экономической выгоды. Также нельзя определить сумму этого расхода, так, как билет может быть возвращенным, но в таких случаях все средства организации будут возвращены за минусом сборов и штрафов.

Авиабилет является договором перевозки между авиакомпанией и пассажиром, предоставляющим право на услуги авиационной пассажирской перевозки, в виде именного документа установленного образца. Билет является средством контроля и подлежит обязательной регистрации перед вылетом, после регистрации пассажир получает посадочный талон.
Приобрести авиабилеты покупатель может в туристской фирме или напрямую в авиакомпании. Необходимо отметить, что в дальнейшем от этого будет зависеть перспектива возмещения денежных средств за отказ от уже приобретенного авиабилета.
Практика свидетельствует, что наиболее распространена покупка авиабилетов через туристские фирмы, которые по действующему законодательству имеют заключенные с авиакомпаниями агентские договоры на реализацию данных билетов. В этом случае с туристом заключается договор купли-продажи.
По агентским договорам турфирмы обязуются оформить и продать билеты по требованиям и правилам, которые устанавливает авиакомпания. За свои услуги турфирма получает от перевозчика вознаграждение, которое и является ее выручкой и с которой необходимо платить налоги.
Авиакомпания самостоятельно решает, входит ли вознаграждение посредника в стоимость авиаперелета, которая указывается на бланке билета, либо такое вознаграждение оформляется на специальных бланках (квитанция сборов за оформление). Данные квитанции, так же как и авиабилеты, являются бланками строгой отчетности.

Пример 1. Турагентство «Авиатур-Инн» имеет заключенный агентский договор с авиакомпаний «Ред Вингс Эйр», на основании которого осуществляет продажу авиабилетов по маршруту Москва — Салоники — Москва и Москва — Афины — Москва.
В мае 2010 г. турагентством было продано 8 авиабилетов:

М — Салоники — М 27.05 — 03.06.2010 — 2 12 000
М — Салоники — М 02.06 — 12.06.2010 — 2 13 500
М — Афины — М 21.06 — 28.06.2010 — 2 17 000
М — Салоники — М 07.06 — 09.06.2010 — 2 13 000

Вознаграждение турагентства в соответствии с договором составляет 15% от стоимости проданных авиабилетов. Авиакомпании перечисляется стоимость авиабилетов за вычетом вознаграждения.
турагента «Авиатур-Инн» будут сделаны следующие записи:
— в кассу получены денежные средства за авиабилеты (12 000 руб. x 2 + 13 500 руб. x 2 + 17 000 руб. x 2 + 13 000 руб. x 2):
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 111 000 руб.;

Дебет счета 006 «Бланки строгой отчетности» 111 000 руб.;

Кредит счета 006 111 000 руб.;
— отражена задолженность перевозчику по проданным авиабилетам:
Дебет счета 62
Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и
кредиторами» 111 000 руб.;
— отражена выручка от продажи авиабилетов в размере агентского вознаграждения (111 000 руб. x 0,15):
Дебет счета 76
Кредит счета 90 «Продажи», субсчет «Выручка», 16 650 руб.;
— начислен НДС с агентского вознаграждения (16 650 руб. x 18% / 118%):
Дебет счета 90, субсчет «Налог на добавленную стоимость»,
Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты
по НДС», 2540 руб.;
— перечислена авиакомпании стоимость перевозки за вычетом вознаграждения по агентскому договору (111 000 руб. — 16 650 руб.):
Дебет счета 76
Кредит счета 51 «Расчетные счета» 94 350 руб.

По договору перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения. Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом (п. п. 1, 2 ст. 786 Гражданского кодекса РФ). При этом на практике случаются ситуации, в результате которых пассажиру приходится аннулировать приобретенный авиабилет.
Клиент вправе отказаться от исполнения договора, вернув купленные авиабилеты, при этом ему необходимо оплатить установленные штрафы за расторжение договоренности.
В случае отказа от полета, возврата или обмена авиабилета необходимо помнить, что условия отказа от полета, возврата или обмена авиабилета зависят от тарифа. Общее правило заключается в следующем: чем дешевле билет, тем с большими потерями производится его обмен или возврат.
Возврат производится на основании предъявляемого авиабилета с неиспользованными полетными купонами.
В случае отказа от полета по желанию пассажира (добровольный возврат) возврат денег за неиспользованный билет производится только в агентстве продажи билета. За несвоевременный отказ от полета (как правило, менее чем за сутки до вылета) с пассажира может удерживаться сбор (штраф) в установленном порядке. Некоторые виды предлагаемых тарифов накладывают ограничения на возврат вне зависимости от времени возврата вплоть до полного запрета возврата купленного билета.
В случае отказа от полета по независящим от пассажира причинам — отмена или задержка рейса, отсутствие мест на рейсе и т.п. (вынужденный возврат) — возврат, как правило, может быть произведен в кассах непосредственно в аэропорту. При этом никакие сборы или штрафы взиматься не должны.
Необходимо уделить внимание тому, что в случае вынужденного возврата представители авиакомпании в аэропорту или работники службы регистрации обязаны сделать в билете соответствующую отметку и заверить ее печатью или личным штампом, так как только такая отметка является основанием для агентства, производящего возврат денег, для признания возврата вынужденным.
По ст. 108 Воздушного кодекса РФ пассажир воздушного судна имеет право отказаться от полета, уведомив об этом перевозчика не позднее чем за 24 часа до отправления. Кроме того, авиаперевозчик вправе установить льготный срок. Тогда пассажир должен получить обратно всю уплаченную перевозчику сумму. При отказе от полета позднее установленного срока (менее чем за 24 часа до вылета) пассажир имеет право получить обратно уплаченную сумму с удержанием сбора. Законодательно оговорено, что его размер не может превышать 25% от стоимости перевозки.
Иностранные компании в большинстве своем удерживают достаточно большие штрафы, так как на них не распространяются требования, предъявляемые к российским перевозчикам.
В любом случае покупка авиабилета должна сопровождаться изучением покупателем условий и правил его возврата, отказа или обмена, т.к. популярные на сегодняшний момент минимальные тарифы представляют собой невозвратные и неменяемые билеты, при этом они могут подразумевать возврат только такс и аэропортовых сборов.
Размер штрафа не более 25% за отказ от перевозки менее чем за 24 часа до полета установлен также в ч. XXIII «Возврат денежных сумм, уплаченных за перевозку» Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденных Приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82.
Такой вид штрафа действует только по договору перевозки, который заключается между пассажиром и самим перевозчиком.
В случае покупки авиабилета в туристской фирме, которая имеет агентский договор с перевозчиком, договором между клиентом и турфирмой оговариваются все размеры штрафов, правила взимания и условия их возникновения. Это обосновано тем, что перевозчик свободен в установке штрафов для турфирмы, реализующей его авиабилеты. Поэтому в данной ситуации конечные штрафы для пассажира в случае возврата билета и отказа от вылета могут отличаться от законодательно установленных и подлежат обязательному жесткому закреплению в договорных отношениях. Зачастую турфирмы устанавливают также дополнительные штрафные санкции для покрытия собственных расходов, понесенных при реализации авиабилетов.

Пример 2. Турагентство «ТревелЭйрбас» имеет заключенный агентский договор с авиакомпанией «Тай Авиа», на основании которого осуществляет продажу авиабилетов по маршруту Москва — Куала-Лумпур — Москва. Стоимость одного билета равна 60 000 руб. Агентское вознаграждение составляет 12% от стоимости билета. Турагентство «ТревелЭйрбас» не является плательщиком НДС.
Пассажиром было приобретено два авиабилета, и за 7 дней до осуществления вылета был осуществлен отказ от перелета. Штрафные санкции авиакомпании в данном случае составили 30% от общей стоимости авиаперелета, штрафы агентства — 2000 руб. с каждого проданного билета, подлежащего возврату.
В бухгалтерском учете турагента будут осуществлены следующие проводки:
— получены денежные средства за авиабилеты:
Дебет счета 50

— получены бланки авиабилетов от авиакомпании:

— списаны бланки проданных авиабилетов:

— передан авиабилет покупателю:
Дебет счета 62
Кредит счета 76 120 000 руб.;
— отражена выручка от продажи авиабилетов в размере агентского вознаграждения (120 000 руб. x 0,12):
Дебет счета 76

— перечислена авиакомпании стоимость перевозки за вычетом агентского вознаграждения (120 000 руб. — 14 400 руб.):
Дебет счета 76
Кредит счета 51 105 600 руб.;
— отражен штраф за аннуляцию перевозки (120 000 руб. x 0,3):
Дебет счета 91 «Прочие расходы и доходы», субсчет «Прочие расходы»,
Кредит счета 76 36 000 руб.;
— отражены штрафы и расходы, подлежащие возмещению организацией (36 000 руб. + 2000 руб. x 2):
Дебет счета 62
Кредит счета 91, субсчет «Прочие доходы», 40 000 руб.;
— возвращен авиабилет покупателем:
Дебет счета 76
Кредит счета 62 120 000 руб.;
— получены бланки авиабилетов от покупателя:
Дебет счета 006 120 000 руб.;
— возвращены авиабилеты авиакомпании:
Кредит счета 006 120 000 руб.;
— на расчетный счет получены от авиакомпании деньги за возвращенный билет за вычетом штрафных санкций (105 600 руб. — 36 000 руб.):
Дебет счета 51
Кредит счета 76 69 600 руб.;
— сторнировано агентское вознаграждение:
Дебет счета 76
Кредит счета 90, субсчет «Выручка», 14 400 руб.;
— возвращен остаток денежных средств покупателю (120 000 руб. — 40 000 руб.):
Дебет счета 62
Кредит счета 50 80 000 руб.

Таким образом, штрафы, которые турфирма уплачивает авиакомпании за возврат билетов, включаются в бухучете в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
В целях налогообложения прибыли эти суммы отражаются как внереализационные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (пп. 13 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Однако для турфирм, применяющих упрощенную систему налогообложения, штрафы в целях налогообложения не принимаются, поскольку они не поименованы в закрытом перечне затрат (п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от30.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.

Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).

ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).

На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе. Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом. При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.

Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.

Порядок оприходования денежных документов

Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).

Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).

При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.

Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?

Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:

дата приобретения билета;
дата поездки, на которую приобретен билет;
номер билета;
тип транспортного средства;
номер рейса, время, место, класс билета;
стоимость билета;
сумма НДС (если имеется);
сумма комиссионных и страховых платежей;
иные данные, имеющие существенное значение (фамилия работника, на которую приобретен билет; количество миль, которые начислены перевозчиком; накопленная сумма дисконта и т. п.).

После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.

Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:

ВАЖНО! Оплата за денежные документы может быть произведена как безналичным способом, так и за наличные, но учитываются они на субсчете 50-3.

Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?

Факт выдачи денежных документов из кассы подотчетникам оформляется при помощи расходного кассового ордера (РКО). При этом бухгалтерская проводка имеет вид:

Дт 71 Кт 50-3 — выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы предприятия.

Работник торгового предприятия Савельев А. И. получил задание отправиться в командировку 12.05.2016 на 9 дней, с возвращением 20.05.2016. Предприятием для него через подотчетное лицо приобретены железнодорожные билеты (туда и обратно). Стоимость билета туда, включая комиссионный сбор и страховку, составила 6 950 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 707,51 руб.). Стоимость билета обратно на 19.05.2016 с прибытием 20.05.2016 составила 5 750 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 585,35 руб.). 23.05.2016 Савельев А. И. отчитался в бухгалтерии по использованию денежных документов.

Рассмотрим, как оформлялись все эти операции:

Описание операции

Первичный документ

Иванову А. А. выданы деньги в подотчет для приобретения ж/д билетов для Савельева А. И.

Приказ или распоряжение, РКО

Ивановым А. А. возвращен остаток денег в кассу предприятия

ПКО, авансовый отчет Иванова А. А.

Оприходован билет № 08935992 на поезд№ 018, дата: 12.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки туда

Оприходован билет № 03565978 на поезд№ 017, дата: 19.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки обратно

ПКО для денежных документов, бланк билета, сделана регистрационная запись в журнале учета денежных документов

Выданы проездные документы для поездки туда и обратно Савельеву А. И. в подотчет

РКО для денежных документов, бланки билетов, запись в журнале регистрации выдачи денежных документов

Получен авансовый отчет от Савельева А. И. об использовании денежных документов — проездных ж/д билетов. Списана стоимость ж/д билетов (без учета НДС) на коммерческие расходы предприятия

Авансовый отчет, бланки использованных билетов, отчет о командировке

Принят к вычету НДС с ж/д билетов № 03565978 и № 08935992

Бланки билетов

ВАЖНО! С 01.01.2016 ставка НДС на тариф билета составляет 10% (закон «Об установлении коэффициента-дефлятора…» от 29.12.2015 № 386-ФЗ). Иные услуги, включаемые в полную стоимость билетов, облагаются по ставке 18%. При этом рассчитывать НДС самостоятельно нет необходимости.

Нюансы учета денежных документов на ГСМ

ГСМ предприятиями сегодня приобретаются 2 основными способами:

по талонам;
по топливным картам.

Денежными документами являются только талоны на ГСМ и только определенного вида. Топливные карты, по которым расчеты за бензин ведутся в стоимостном выражении, относятся к малоценке и учитываются за балансом по условной стоимости. Для этого можно открыть специальный забалансовый счет или вести учет их движения в специальном журнале, где следует отражать данные о том, кому и когда выдавались топливные карты. Регулярное пополнение баланса топливных карт проводится авансовыми платежами, которые в конце месяца закрываются документами от поставщика ГСМ:

счетом-фактурой,
накладной на ГСМ;
реестром-отчетом о проведении заправок автомобиля по номеру карты.

Талоны на ГСМ получают от предприятия-поставщика после совершения предоплаты на основании договора на поставку ГСМ. Они могут быть литровыми или стоимостными. Талоны, в которых указано количество ГСМ без указания его стоимости, не относятся к денежным документам и учитываются за балансом.

Стоимостный талон на получение ГСМ — получают в бухгалтерии в день выезда автомобиля. По возвращении на предприятие водитель отчитывается по расходу ГСМ на основании путевого листа.

Проводки этих операций могут иметь следующий вид:

Поставщику ГСМ переведен аванс на талоны

Договор на поставку ГСМ, заявка от начальника гаража на оплату ГСМ на месяц, месячные нормы расхода ГСМ по предприятию, платежный документ

Получены талоны от поставщика

Выданы талоны водителю/диспетчеру

Журнал учета талонов, РКО на талоны, путевой лист/заявка диспетчера

Получен авансовый отчет о расходовании ГСМ (приложен путевой лист). Стоимость израсходованного ГСМ списана на общепроизводственные расходы

Путевой лист/ отчет диспетчера о расходовании и остатках ГСМ, бухгалтерская справка — расчет, кассовая книга

Первичная регистрация талонов на ГСМ производится в соответствующем журнале учета. Талоны на предприятии могут выдаваться либо напрямую водителю, либо диспетчеру автоцеха (гаража). Если есть такая возможность у предприятия, то можно поручить работу по учету ГСМ специалисту — работнику автоцеха (начальнику, мастеру, диспетчеру). Работа эта очень кропотливая и трудоемкая: нужно учитывать приход и расход ГСМ, проводить списание по путевым листам, следить за тем, соблюдаются ли нормы на списание. На транспортных предприятиях все перечисленные операции выполняет отдельный специалист, имеющий возможность осуществления непосредственного контроля расхода ГСМ.

Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами

Отдельно необходимо рассмотреть порядок учета проездных на городской транспорт. Очень часто предприятие приобретает своим сотрудникам проездные билеты для осуществления ими работы вне офиса (разъездной работы).

Типовые проводки в данном случае могут иметь следующий вид:

Произведена оплата проездных билетов транспортному предприятию

Договор с транспортным предприятием, выписка банка, платежное поручение

Получены проездные билеты от транспортного предприятия

Бланки проездных билетов, накладная, ПКО для проездных билетов

Отражен НДС по приобретенным проездным билетам

Выданы проездные билеты сотрудникам в подотчет

РКО, запись в журнале учета проездных билетов

Получены авансовые отчеты (приложены маршрутные листы) от сотрудников. Транспортные расходы списаны на общепроизводственные (коммерческие) расходы

Маршрутные листы, бланки использованных билетов (по окончании периода, на который они приобретались)

ВАЖНО! Если сотрудниками, получившими проездные билеты, не будет предоставлен в бухгалтерию маршрутный лист, им необходимо начислить НДФЛ на стоимость проездного документа. Маршрутный лист работника подтверждает, что проездной он использовал не для своих личных нужд, а для выполнения производственных задач.

Если проездные билеты приобретены на длительный период, охватывающий несколько месяцев или кварталов, то предприятие на основании маршрутных листов может списывать часть стоимости проездных билетов на расходы соответствующего периода. Маршрутные листы могут быть ежедневными, а могут иметь форму недельных или месячных бланков. Форму маршрутных листов и период, на которых они заполняются, предприятие устанавливает в учетной политике.

Итоги

Учет денежных документов необходимо вести с использованием специального субсчета 50-3. Выдавать их необходимо подотчет. Это позволит предприятию минимизировать риски нехозяйственного использования денежных документов, а такжене корректного расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или НДС.

Авиабилеты в 1с. Учет приобретенных авиабилетов

Если сотрудники организации часто ездят в командировки, то обычно организация заключает договор с агентством, которое оформляет железнодорожные и авиабилеты. Посредник при этом выставляет счет-фактуру с выделенными строками по билетам и сервисному сбору. Облагаться НДС при этом могут как билеты, так и сервисный сбор.

В соответствии с п.7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик может принять сумму налога к вычету, если командировочные расходы принимаются к вычету в целях налогообложения прибыли. В том числе необходимо документальное подтверждение расходов, а именно приказ о командировке, подтверждение факта проезда и т.д., что обычно возникает при оформлении авансового отчета. Поэтому НДС к вычету принимают не в периоде поступления билетов и счета-фактуры посредника, а в периоде оформления авансового отчета, т.е. при выполнении всех требований для принятия к вычету.

Если сотрудник по каким-либо причинам не воспользовался билетом, оформляется его возврат. При этом как правило сервисный сбор не возвращается, а также может быть возвращена не полная стоимость билета в качестве штрафа. Этот порядок описан в договоре с агентством, поэтому на основании п.3 ст.168 НК РФ агентство выставляет организации корректировочный счет-фактуру, в котором исключает или уменьшает стоимость билета. По полученному корректировочному счету-фактуре покупатель производит восстановление сумм НДС, ранее принятых к вычету в соответствии с пп. 4 п.3 ст.170 НК РФ

Отражение в 1С

Железнодорожные и авиабилеты являются денежными документами и для них в типовых решениях на платформе 1С:Предприятие 8 предусмотрен особый порядок учета с помощью документов Поступление денежных документов и Списание денежных документов. Т.к. фактически право на вычет НДС по билетам возникает при оформлении авансового отчета, то схема учета в 1С предложена следующая:

оформление документа Поступление денежных документов
оформление документа Поступление товаров и услуг в части сервисного сбора, отражение счета-фактуры в самом документе ПТиУ
выдача билета подотчет Выдачей денежных документов
оформление Авансового отчета с одновременной регистрацией отдельного Счета-фактуры полученного в части документа

Следует отметить, что в учете по счету 50.03 проходит стоимость билета с НДС, потом, уже со счета 71.01 сумма НДС приходуется на счет 19.04. Также договор с агентством в документе «Поступление денежных документов» следует заводить с видом «Прочее», т.к. учет НДС до оформления авансового отчета фактически не ведется. Причем в документе Поступление товаров и услуг договор требуется с видом «С поставщиком». Это приводит к проблемам при оформлении оплаты поставщику. Если требуется создать единый документ оплаты, то приходится создавать документ Корректировка долга и перебрасывать задолженность на единый договор.

Также получается, что один и тот же СФ оформляется дважды, в первый раз при создании документа Поступление товаров и услуг, второй раз — при проведении документа Авансовый отчет. Соответственно, будет сделано две записи в журнал учета счетов-фактур. Этот недостаток исправлен только в 1С:Бухгалтерии 3.0.

Корректировочный счет-фактура

При возврате билета агентство оформляет корректировочный счет-фактуру. По нему покупатель должен восстановить суммы НДС, ранее принятые к вычету. Это отражается в программе документом «Корректировка поступления» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон». Этот документ может быть введен на основании Поступления товаров и услуг или на основании Счета-фактуры полученного. Ввода на основании документа «Поступление денежных документов» не предусмотрено.

Если организация в соответствии с п.7 ст.171 НК РФ не принимала к вычету НДС по билетам до проведения Авансового отчета, то оптимальным будет сформировать «Корректировку поступления» на основании документа Поступление товаров и услуг только в части сервисного сбора. Возмещаемую часть стоимости билета с соответствующей суммой НДС списать документом Выдача денежных документов с видом операции «Возврат поставщику», невозмещаемую часть списать тем же документом с видом операции «Прочая выдача».

Если же по некоторым причинам вычет НДС по билетам уже был произведен, то следует ввести документ «Корректировка поступления» на основании документа Счет-фактура полученный, который был сформирован при проведении документом «Авансовый отчет». В этом случае скорее всего потребуется вручную заполнить табличную часть документа и сформировать проводки по регистру бухгалтерии, т.к. документ будет проводиться только по регистру «НДС продажи».

В связи с описанными выше особенностями можно посоветовать придерживаться следующих рекомендаций:

Перед оплатой по договору с агентством перебрасывать суммы долга с договора с видом «Прочее» на договор с видом «С поставщиком» документом «Корректировка долга»
Не принимать к вычету суммы НДС с сервисных сборов до проведения авансового отчета. Проще всего это сделать следующим образом: в документе Поступление товаров и услуг не регистрировать счет-фактуру. Далее, когда при проведении документа Авансовый отчет будет сформировать Счет-фактура полученный, добавить в него в качестве документа-основания документ Поступление товаров и услуг. Это также позволит избежать задвоения записей в журнале учета счетов-фактур.
Не принимать к вычету суммы НДС по билетам до проведения авансового отчета. Если это все же необходимо сделать, то лучше доработать типовую конфигурацию: сделать так, чтобы документ Поступление товаров и услуг мог приходовать денежные документы на счет 50.03 с выделением НДС на счет 19.04. Также потребуется доработать документ Корректировка поступления: чтобы в нем по денежным документам заполнялась табличная часть.

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы, Вы можете задать их в этой форме . Мы постараемся ответить на любой вопросы по отражению в программах на платформе 1С:Предприятие 8 на следующий рабочий день.

Архивный материал

Спектр решений, предлагаемых партнерами фирмы «1С» для автоматизации предприятий, занятых различными видами деятельности, неуклонно расширяется. Сегодня мы расскажем о двух решениях для автоматизации деятельности агентств по продаже авиабилетов. Оба решения разработаны на основе типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия 7.7» системы программ «1С:Предприятие» и получили от фирмы «1С» сертификаты «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

«КОМКОН:Авиабилеты»

В деятельности агентств, занимающихся торговлей авиабилетами, самым трудоемким процессом является подготовка отчетности для авиакомпаний. Отчетность для авиакомпаний может состоять из нескольких отчетов. Более того, период представления этой отчетности устанавливается каждой авиакомпанией самостоятельно и может составлять один месяц, 15 или даже 10 дней. Например, отчетность в авиакомпанию «Аэрофлот» представляется каждые 10 дней и содержит в полном варианте информацию о продажах, возвратах и обменах авиабилетов, фьючерсных скидках, оплате кредитными картами и оплате с тарифом «нетто», наличии трехсторонних договоров с клиентами. В случае если агентство претендует на бонусы, его отчетность для «Аэрофлота» будет представлять собой комплект из 24 различных отчетов.

Каждый авиабилет должен быть учтен в бухгалтерском учете как бланк строгой отчетности, а также как объект реализации. Данные билета отражаются в первичных документах: счет, приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО). Фактически эта же информация используется при формировании отчетности для авиакомпании.

Для автоматизации ведения учета в агентствах и исключения повторного ввода данных компания «Комкон-Центр» (г. Москва) на основе типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия» разработала конфигурацию «Комкон: Авиабилеты» .

Для оприходования бланков авиабилетов, полученных от авиакомпаний, используется документ «Приходный ордер БСО». Регистрация операций с авиабилетом (продажа, возврат и обмен) производится с помощью документа «Билет ХХХ» (ХХХ — соответствующая авиакомпания). При заполнении этого документа вводится информация, необходимая для ведения бухгалтерского учета. Эта информация в дальнейшем используется также для формирования отчетов в авиакомпании.

Известно, что часть реквизитов билетов являются общими и содержатся в билетах всех авиакомпаний — дата выписки, маршрут, фамилия пассажира и т.д. В то же время билеты каждой авиакомпании содержат свою специфическую информацию. По этой причине в конфигурации для каждой авиакомпании предусмотрен свой оригинальный документ «Билет ХХХ». В журнале билеты различных авиакомпаний отсортированы и содержатся на разных закладках. Все отчеты, необходимые для представления в авиакомпанию, формируются с помощью одной кнопки на закладке с ее названием. При формировании отчета по авиакомпании для «внутреннего использования» его можно расширить дополнительной информацией о маршруте, контрагенте, фамилии пассажира, скидках и т.д.

Документы на оплату («Счет», «ПКО» и «РКО») можно вводить на основании соответствующего документа «Билет ХХХ».

В настоящее время конфигурация «Комкон:Авиабилеты» позволяет обрабатывать билеты и автоматически формировать отчеты для следующих авиакомпаний: Аэрофлот (SU), Альянс-авиа (C7), Пулково (Z8), Air France (AF), Alitalia (AZ), Austrian airlines (OS), British Airways (BA), KLM, LOT, Lufthansa (LH), Turkish airlines (TK), Скандинавские авиалинии (SAS), Глонасс, ТКП и Самарские авиалинии (Е5). Для агентства, работающего только с авиакомпанией «Аэрофлот», предусмотрена конфигурация «Комкон:Авиабилеты.Lite».

Помимо отчетов для авиакомпаний конфигурации «Комкон:Авиабилеты» и «Комкон:Авиабилеты.Lite» позволяют также формировать отчеты по полисам «Ингосстраха».

Обе конфигурации созданы на основе типовой конфигурации «Бухгалтерский учет» и полностью сохраняют все ее функции, дополняя ее специфическими возможностями для агентств, торгующих авиабилетами.

Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.

Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.

Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.

1. Что такое электронные билеты

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

3. Что делать, если билет потерян

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

6. Электронный билет в авансовом отчете

7. Бухучет электронных билетов с примером

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.

1. Что такое электронные билеты

В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.

Формы электронных проездных документов утверждены:

Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г. №322
Для авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006г. №134

При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:

— для авиации эта выписка называется маршрут/квитанция ;
— для железнодорожного транспорта — контрольный купон .

Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.

А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.

Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:

п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.

Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?

Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.

Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:

Для авиаперевозки:

маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
посадочный талон , который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.

По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:

от 18.05.15г. №03-03-06/2/28296

от 06.04.2015г. №03-03-06/19229

от 29.01.2014г. №03-03-07/3271

от 14.01.2014г. №03-03-10/438 (направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 5 февраля 2014 г. N ГД-4-3/1897)

2. Для железнодорожной перевозки:

контрольный купон .

Письмо Минфина от 25.08.2014г. №03-03-07/42273

3. Что делать если билет потерян

Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?

В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.

В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2015г. №03-03-06/2/28296 ). Иначе учесть расходы не получится.

Если у вас нет ни посадочного талона, на справки, то в расходах стоимость перелета не учитывайте. Также при проверке ревизоры могут доначислить страховые взносы на стоимость билета. Однако доначисление взносов можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014г. №Ф09-3145/14 .

Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57 ). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…

Для того чтобы сотрудники внимательнее относились к сохранности посадочного талона, во внутреннем локальном акте, посвященном командировкам, пропишите, что предоставление их для авансового отчета является обязательным.

Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014г. №03-03-07/16777 )

Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998г. №34н ) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык . Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.

Посмотрим, что потребуется перевести:

Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п.2 ст.169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).

Все остальное (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа) переводить не нужно: письма Минфина от 09.12.2015г. №03-07-14/71801, от 10.04.2013г. №03-07-11/11867, от 01.10.2013г. №03-07-15/40623, от 10.04.2013г. №03-07/11/11867, от 14.09.2009г. №03-03-05/170 .

Кроме того, в письме от 09.12.2015г. №03-07-14/71801 Минфин указал, что сделать перевод могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности. Это не помешает учесть электронные билеты и включить их стоимость в расходы.

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой , т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.

Последние разъяснения по этому вопросу приведены в письмах Минфина от 30.01.2015г. №03-07-11/3522, от 14.10.2015г. №03-07-14/58804, от 30.07.14г. №03-07-11/37594 .

По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно пп.12 п.1 ст.264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013г. №03-07-11/01 ).

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.

Однако и в том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12г. №А19-5831/2012 .

Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.

В графе 2 книги покупок ставят код для вычетов по этим операциям – 23 (письмо ФНС от 22.01.15г. №ГД-4-3/794 ).

Если в маршрут/квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то при заполнении графы 10 книги покупок ставится прочерк (письмо Минфина от 28.05.2015г. г. №03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.15г. №ГД-4-3/14544 ).

Сложности с вычетами входного налога также могут случиться, если ваша компания приобретает билеты через посредника. Дело в том, что агенты при этом нередко выписывают счет-фактуру на стоимость билетов и указывают в нем сумму НДС.

Это неправильно. Ведь посредник в данном случае не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке. Об этом читайте письма Минфина России от 12.10.2010г. №03-07-09/45, от 10.03.2009г. №03-07-09/06, от 16.05.2005г. №03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, от 10.01.2008 N 19-11/603 . Поэтому вычет НДС возможен только на основании БСО, то есть проездного документа.

Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.

Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить НДС в авиабилетах в авансовом отчете.

6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете

Итак, мы с вами определили, какие документы должны быть для признания расходов. Теперь пришло время составить авансовый отчет. Всю форму данного документа мы здесь разбирать не будем, посмотрим лишь особенности, которые нужно знать, отражая электронный билет в авансовом отчете.

Во-первых, если организация покупала билет за свой счет, а затем выдавала его сотруднику, то выданный билет будет отражен как аванс в блоке по авансам/перерасходам. Т.е. там будет и стоимость выданного билета вместе с НДС, и если еще выдавались денежные средства, то и они тоже.

Во-вторых, информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.

7. Бухучет электронных билетов с примером

Отразив электронный билет в авансовом отчете, мы плавно переходим к составлению бухгалтерских проводок. Для этого рассмотрим отдельно ситуации, когда билеты для сотрудника покупает сама организация, и когда их покупает работник предприятия. От этого зависит бухучет электронных билетов, а именно проводки.

Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные. Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.

На этом счете учитывается вся сумма, включая НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до составления авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.

Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8250 руб., в т.ч. НДС 750 руб. Также уплачен сервисный сбор в сумме 590 руб., в т.ч. НДС 90 руб.

Дебет 50-3 – Кредит 60 – на сумму 8250 руб. – оприходован билет

Дебет 26 – Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор

Дебет 19 – Кредит 60 – на сумму 90 руб. – учтен НДС по сервисному сбору

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 90 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету

Затем билет выдан сотруднику:

Дебет 71 – Кредит 50-3 — на сумму 8250 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7500 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 750 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 750 руб. – НДС по билету принят к вычету

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Если сотрудник приобретает электронные билеты самостоятельно, то бухучет электронных билетов будет похож, т.к. фактически остаются только проводки, связанные с авансовым отчетом. Да, и не забудьте выдать аванс сотруднику перед командировкой. Он не обязан отправляться в поездку за свой счет!

Пример (продолжение)

Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Для этих целей ему перед поездкой выдан аванс из кассы в сумме 11 000 руб.

Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 11 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы

К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость билета составила 7920 руб., в т.ч. НДС 720 руб.

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7200 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 720 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 720 руб. – НДС по билету принят к вычету

Суточные по командировке за 3 дня составили 2100 руб., а остаток аванса сотрудник возвращает в кассу организации:

Дебет 26 — Кредит 71 – на сумму 2100 руб. – начислены суточные

Дебет 50 – Кредит 71 — на сумму 980 руб. – внесен неизрасходованный остаток в кассу организации.

Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А на вашем предприятии используются электронные билеты? С какими сложностями вы столкнулись при их учете? Считаете ли вы их более удобными по сравнению с бумажными бланками? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

Данную статью я хочу посвятить разделу 1С 8.3 — «Денежные документы», а именно поступление денежных документов и их выдача.

Что такое денежные документы? Денежные документы – это документы, которые организация уже приобрела, но услуги по ним со стороны поставщика еще не оказаны. Эти документы оплачены и хранятся в кассе предприятия. Учет денежных документов ведется на счете 50.03.

К денежным документам относятся талоны на , почтовые марки, путевки, талоны на питание, авиа- и железнодорожные билеты и так далее.

Поступление денежных документов в 1С 3.0

Чтобы оформить поступление денежных документов, в программе существует документ «Поступление денежных документов».

Создадим и заполним его. Заходим в меню 1С « и » и нажимаем на ссылку «Поступление денежных документов». Таким образом, мы перейдем к списку документов поступления. В окне со списком нажимаем кнопку «Создать».

Переходим к заполнению реквизитов документа. Закладка «От кого»:

Счет учета устанавливается по умолчанию автоматически, организацию выбираем из списка справочника «Организации» (если их несколько).

Теперь нужно указать, от кого происходит поступление. Это зависит от вида операции. Если вид операции «Поступление от поставщика», нужно в поле « » выбрать поставщика денежных документов. Если вид операции «От подотчетного лица», указываем подотчетное лицо – сотрудника организации. Есть еще вид операции «Прочее». В этом случае в поле «Принято от» нужно выбрать либо физическое лицо из справочника, либо вписать туда поставщика вручную (для печати).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Счет кредита указываем вручную. Например, 76.09 «Прочие расчеты с дебиторами и кредиторами». Если вид операции «Прочее», нужно еще указать субконто данного счета.

Перейдем на закладку 1С 8.3 «Денежные документы». Здесь с помощью кнопки «Добавить» вводим список денежных документов, которые к нам поступают.

Замечу, что для хранения списка номенклатуры денежных документов в отличие привычного всем справочника « » в программе создан отдельный справочник. Он так и называется: «Номенклатура денежных документов». Нажав кнопку «Добавить», именно в него мы и попадаем. Это следует помнить, так как бывают случаи, когда заносят денежные документы в справочник «Номенклатура», а потом при заполнении документа не могут их найти.

Выбираем денежный документ, указываем количество и стоимость единицы:

Документ заполнен. Проведем его и посмотрим, какие проводки он сформировал. Нажимаем кнопку «Провести».

Если проведение прошло успешно, нажимаем кнопку , чтобы посмотреть проводки, которые сформировала нам программа 1С:

Как видно, проводки сформировались верно — от поставщика (76.09) на счет денежных документов (50.03).

Как происходит учет авиабилетов в бухгалтерском учете? Учет приобретенных авиабилетов Как оприходовать электронный билет в 1с